[OffTopic] Konferencia beszámoló: "Hagyományos iratkezelés az elektronikus dokumentumok világában", 2009. szept. 30.

Ez egy rendkívüli post, elnézést az offtopicért.

 

"Hagyományos iratkezelés az elektronikus dokumentumok világában" címmel 2009. szept. 30-án egy egész napos szakmai konferencián vettem részt Budapest Főváros Levéltárában. A konferenciát az IDSzSz szervezte (Irat- és Dokumentumkezelési Szakmai Szövetség). A résztvevők egyrészt a szakmából valók voltak (pl. levéltárosok, más közfeladatot ellátó szervezetek érdeklői), és beszállítói oldalról is jelentek meg képviselők.

 

Számos témáról volt szó, egy-egy előadó 20-30p-es előadást tartott. Az egyes előadások rövid jellemzése következik.

 

Következtetések az elektronikus iratok adatvagyon felmérésének alapján (dr. Fehér Csaba főosztályvezető-helyettes, Budapest Főváros Levéltára)

 

A Magyar Országos Levéltár, ill. Budapest Főváros Levéltára EU-s pénzt nyert egy elektronikus levéltári rendszer megalkotásához, jelenleg a közlevéltárak nincsenek felkészülve a maradandó értékű elektronikus iratok fogadására. A felkészültség hiánya nem csupán technológiai (a tervezett projekt ezt próbálja orvosolni), hanem humán kérdés is.

 

A fővárosi levéltár egy felmérést készített az általa felügyelt közfeladatot ellátó szervek közreműködésével, amelynek célja az iratképző szerveknél keletkező elektronikus adatvagyon megállapítása volt: milyen mennyiségben, formátumban keletkeznek ezen iratok, hogyan tárolják ezeket, milyen adatbázisokat vezetnek, hogyan valósítják meg az egyes adatformátumok, adatbázisok közötti migrációt, és egyáltalán milyen iratkezelő, ill. más rendszereket használnak.

 

Számomra a felmérés eredménye nem volt meglepő: a különféle szervezetek egyedileg fejlesztett rendszerekkel gyűjtik az adatokat, egyedi adatbázisokat alakítottak ki. A legkülönfélébb adatformátumok fordulnak elő. Éves mennyiségben több 10 terabyte-nyi adat keletkezését prognosztizálják (abban a körben, amelyet a fővárosi levéltár felügyel). A becslés a részeletes felmérés elkészülte és elemzése után is csak hozzávetőleges, nagy a bizonytalanság, és egyelőre nincs elképzelés arra vonatkozóan, hogy a sokféle rendszerből érkező heterogén adatoknak hogyan valósítható meg a hosszú távú olvashatósága.

 

Érdekességképpen megtudtuk, hogy a bíróságokon használt iratkezelő rendszerek többsége egyedi fejlesztésű és nem akkreditált (pedig 2009. január 1-jétől csak akkreditált szoftvert lehetne használni).

 

Az előadó véleménye és a saját véleményem szerint is a levéltári szakemberek nincsenek felkészülve az elektronikus iratokkal és az informatikával kapcsolatos problémák kezelésére.

 

Dokumentumkezelő rendszer bevezetésének tapasztalatai (Gódor Csaba vezető tanácsadó, netTeam-Magyarország Zrt.)

 

A netTeam szakértője arról számolt be, hogy a cégük 1000 ügyfelénél, akiknél iratkezelő rendszert vezettek be, milyen problémákkal szembesültek a bevezetés során.

A következő előadással nagyon összefonódott a mondanivaló (az előadók is egymásra hivatkoztak), ezért ld. ott.

 

Szervezeti hatások DMS bevezetésekor – összevethető költségek hagyományos és elektronikus iratkezelés során (Prognax kft.)

 

Az előadó felhívta a figyelmet a szoftverprojektek általános sikertelenségére (nemzetközi szinten kb. 70-80%-a a projekteknek sikertelen: határidő, pénzkeret túllépése, ezen belül is 30-40%-a a projekteknek teljesen elbukik, és a szoftvert soha nem veszik használatba.) Iratkezelő rendszerek bevezetésénél ennek megelőzéséhez nagyon fontos részletes felmérést végezni, és elsődleges a felsővezetői támogatás is. Meg kell határozni, hogy ki a felelős az iratkezelésért, dokumentumkezelésért a szervezetben, mert ezeknek sok esetben nincs gazdája. Projektszervezeteket kell felépíteni. Ezek nélkül nem valósítható meg egy iratkezelő bevezetése.

 

Az előadás során összehasonlításra került, hogy milyen költségek terhelnek egy papír alapú irodát üzemeltető szervezetet, és milyen megtakarításokkal jár a folyamatok elektronizálása. Elég sok szempont került felsorolásra, azonban konkrét számok nem hangzottak el. Annyit megtudtunk, hogy - felmérések szerint - ha elektronikusan kezelik az iratokat/dokumentumokat, a szervezetekben átlagosan 30%-os emberi erőforrásmegtakarítás érhető el.

 

Véleményem szerint az elektronikus iratkezelés előnyeinek említése során megfeledkeznek mindarról a borzasztó hardverköltségről, amely egy nagyobb iratkezelő, ill. dokumentumkezelő rendszer futtatásához szükséges. Itt nem csupán a szerverekről van szó, hanem az egyes munkaállomásokról, ill. ezek elavulásáról, amortizálásáról.

 

Papírmentes iroda - vízió vagy valóság? (Ács Zoltán, Eurodoc)

 

„A papírmentes iroda ötlete 1975 óta lengi körül az ügyviteli szakemberek, iratkezelők, és irodai munkát végzők életét. Több hullámban gerjesztett lelkesedéssel próbáltunk már a „feleslegesnek” tűnő irodai papíroktól megszabadulni, amelyre a számítógépek elterjedése akár még okot is adhatott volna. De a számítógép együtt érkezett a nyomtatóval, rákerült az „írógép-asztalra”, és az ördögi kör a papír körforgásában (megkapom, lemásolom, továbbítom…) nemhogy fennmaradt, még tovább is gyűrűzött (lásd papíros faxok, telexek, fénymásolók).”

 

Az előadás azzal foglalkozott, hogy mik azok a technológiai és humán tényezők, amelyek a papírmentes iroda megteremtésében „gátló” tényezők. Az előadás üzenete az volt, hogy a cél nem lehet a papír teljes felszámolása, hanem annak használatát kell racionalizálni. Meg kell vizsgálni, hogy milyen esetekben lehet mellőzni a papír alapú dokumentumokat, mikor lehet/érdemes áttérni az elektronikus formára. Egyszerű „trükökkel” is elősegíthető a környezetbarát felhasználás: egy lapra több oldalt nyomtatunk, újrahasznosított papírra nyomtatunk stb.

 

Ács Zoltán előadása igazán jól sikerült, elfogultság nélkül a realitás talaján érzékeltette a papírhasználat eddigi elterjedésének/elterjedtségének okait, és felhívta a figyelmet a reális továbblépés lehetőségeire.

 

Modern dokumentumkezelési technológiák - iratkezelési praktikák (Molnár Ágnes, vezető tanácsadó L&M Solutions)

 

Molnár Ágnes előadása leginkább az iratkezelő, dokumentumkezelő rendszerek fejlesztésének problémáival foglalkozott. A cím sajnos nem váltotta be a hozzá fűződő reményeket: az iratkezelési praktikák helyett leginkább a saját fejlesztési módszertanuk során átélt élményekről számolt be.

 

Véleményem szerint az előadás túlnyomó része inkább egy általános szoftverfejlesztéssel kapcsolatos konferenciára illett volna be, ott viszont nem képviselt volna eléggé magas színvonalat. Jól fellelhetők voltak benne azon problémák, amelyekkel egy szoftverfejlesztő cég – általában nem túl sikeresen – próbál megbírkózni.

 

Beérkező iratok automatizált iktatása és feldolgozása (Javellák János, Offisys)

 

Ez volt a leggyengébben sikerült előadás. Az Offisys képviseletében egy „sales-beállítottságú” előadó próbálta meggyőzni a közönséget a termékük fontosságáról és hasznosságáról. Az sajnos nem derült ki, hogy a termék pontosan mit is csinál, és a címmel ellentétben nem volt kapcsolat a termék és az iratkezelés között. Az előadónak nem volt egy jól átgondolt, felépített mondanivalója. Sokszor elmerült olyan részletekben, amelyhez kontextust sem kölcsönzött. Nehezen érthető és követhető volt.

 

A termék egyébként a Kersoft által forgalmazott FrontCollect termékre hasonlít (fizikai dokumentumok szkennelése, OCR, adatok kinyerése és még ennél is több), azonban az - első benyomások alapján – a konferencián bemutatott szoftverből hiányzott a FrontCollect általam ismert átgondoltsága, jól felépítettsége, funkcionalitása.

 

Az elektronikus iratkezelés tapasztalatai a közigazgatásban (Mikó Zsuzsanna, főosztályvezető Magyar Országos Levéltár)

 

Ma Magyarországon főként két jogszabály adja a keretét az elektronikus iratkezelésnek: a 335/2005-ös ill. a 24/2006-os kormányrendelet. Előre erre felhatalmazott cégek tanúsítják az iratkezelő rendszereket, mert csak tanúsított iratkezelő rendszert szabad használni a közfeladatot ellátó szerveknél. A levéltárak hiányolják, hogy a tanúsítások során nincsenek képviselve a levéltári érdekek, és ezáltal olyan rendszerek kerülnek ki, amelyek valójában szakmailag nincsenek megalapozva.

 

Szóba került, hogy úton van a 24/2006-os rendelet módosítása, amely részletesen előírja a kötelezően rögzítendő metaadatok körét, ill. a 335/2005-ös rendelet módosítását is tervezik. Problémát okoz, hogy elég sok „kivétel” szervezet van (pl. bíróságok, rendvédelmi szervek), és nem tudják, hogyan kezeljék őket jogszabályi szinten (mert az iratkezelésük más).

 

A levéltár ellenőrzési feladatot is ellát az iratképző szervezetek felett. Az ellenőrzések során azt tapasztalták, hogy az elektronikus iratok „eltűnnek” (meghibásodik az adattároló).

 

Még nincs kidolgozva szoftver szinten a levéltári átadás megoldása. Remélik, hogy őket is bevonják majd a jogalkotásba.

 

Elektronikus iratkezelés és megőrzés: az ügyvédi kar tapasztalatai (Homoki Péter ügyvéd, a Budapesti Ügyvédi Kamara informatikai biztosa Budapesti Ügyvédi Kamara)

 

Az előadó maga is ügyvéd. Az előadás elég speciális volt, az ügyvédek helyzetével foglalkozott az elektronikus iratkezelés, elektronikus ügyintézés szemszögéből.

 

Az ügyvédek nagyrésze (80%-a) egyszemélyes vállalkozást üzemeltet, Magyarországon a legnagyobb ügyvédi iroda is kb. 100 főt foglalkoztat. Az ügyvédek bizonyos szempontból úttörő szerepet kénytelenek vállalni az elektronikus ügyintézés során: bizonyos ügytípusokat már csak elektronikusan intézhetnek, és ez a tendencia tovább fog erősödni.

 

Az ügyvédek, ügyvédi irodák nem számítanak közfeladatot ellátó személynek, viszont az iratmegőrzéssel kapcsolatosan (papír ill. elektronikus iratok esetén is) súlyos követelményeknek kell megfelelniük. Jelenleg a papír alapú iratok hosszú távú megőrzését sem tudják biztosítani, az elektronikus iratok kötelező megőrzésében még inkább egyedül maradnak. Budapesten az ügyvédi kamara próbálja ezeket a problémákat részben kezelni, és megoldást találni rájuk.

 

Korlátlan korlátok - az iratkezelő szoftverek használhatósága (Füzessy Tamás, tartalomkezelési szakértő)

 

Füzessy Tamás előadása volt a legérdekesebb, legjobb a konferencia során. Ugyan a legtöbb elhangzott dolog nem csupán irat-, ill. dokumentumkezeléssel kapcsolatos volt, azonban nagyon szemléletes példákon keresztül mutatta be, hogy hogyan gondolkoznak az egyes emberek, szervezetek, amikor tartalomkezelésről van szó.

 

Még ebben a szűk kontextusban sem tudja általában az ügyfél, hogy mit akar. Dokumentumkezelőt? Iratkezelőt? Valamilyen más tartalomkezelési szolgáltatást? Az előadó világosan, közérthető módon mutatta meg, hogy az egyes rendszerek (dokumentumkezelő ill. iratkezelő rendszerek) pontosan mit is jelentenek, mit várhatunk tőle. Röviden:

• Sok az átfedés, mert mindkettőben támogatottak hasonló munkafolyamatok, mind a kettő a dokumentumok bizonyos rendszerezését és keresését teszi lehetővé,
• azonban dokumentumkezelő = csoportmunka, elsősorban a dokumentum elkészítésére, munkaverzióinak kezelésére szolgál (iratkezelővel összehasonlítva),
• iratkezelő = olyan dokumentumok kezelése, amelyek már véglegesek, azok iratként tekintendők, szigorúan nyilvántartottak, nem lehetséges a törlés (minden naplózásra kerül), és a megfelelő jogszabályi követelményeket is kikényszeríti (érkeztetés, szignálás, iktatás, aláírás, irattározás, selejtezés, levéltárba adás, ügyiratok kezelése).

 

Nincs olyan iratkezelő rendszer, amit leemelve a polcról lehetne használni egy új szervezetnél. Mindig egyedi igényekhez kell alkalmazkodni.

Szóba került, hogy miért lehetnek sikeresek az egyes szervezetek által készített „sufni-alkalmazások” (a cég alkalmazottjaként dolgozó fejlesztő ott ül a titkárnő mellett, amikor készíti a programot), és hogy hogyan vannak eleve kudarca ítélve a nagyon nagy szervezetek által „ész nélkül” megrendelt szoftverrendszerek. („Pénz nem számít”, odarakják a mindenféle nagy dobozos termékeket, a megrendelő pedig nem tudja, mit kezdjen velük. Jó esetben indul még egy projekt arra, hogy a nagy termékeket hogyan lehet hasznosítani, rosszabb esetben a licenszek ott porosodnak a polcokon.)

Füzessy Tamás a konferencia után még külön ecsetelte a „workflow-megoldásokat”. Véleménye szerint ez a legnagyobb buzzword, ami a szakmában kering (én még megtoldanám a SOA-val is). Ezek a dollármilliókba kerülő dobozos megoldások lehetővé teszik, hogy a vállalatok a munkafolyamataikat előre definiálják egy előre kiválasztott informatikai megoldáshoz, azonban ez nagy árral jár: a workflow-megoldás kifejleszt(et)ése és a licensz sokba kerül, és az így készült rendszer ráadásul rugalmatlan is, mert a workflow-tól való váratlan eltéréseket (kivételeket???) nem lehet kezelni. Nem támogatható a hatékony munkavégzés sem.

 

Az esetek nagy részében nincs szükség workflow-megoldásra, és csak olyan esetekben  szabad alkalmazni, ahol nagyon fontos az egyes munkafolyamatok betartatása és nyomon követése. Azon folyamatok esetén szabad alkalmazni, ahol a folyamatok 100%-ig felmérhetőek és implementálhatóak(!). Workflow-engine helyett az egyszerű státuszkezelés is elegendő. Az előadó szerint olyan iratkezelő rendszert célszerű választani, ahol a státuszok szerkeszthetőek, és hozzájuk állapotátmenetek ill. metaadatok rendelhetők (mikor mit kell rögzíteni, és mi lesz ennek a következménye).

 

A státuszkezelés és a workflow-megoldások alternatívájaként megemlítésre került még a „case management”. Új dolog, Nyugat-Európában már ismerik, de az előadó nem igazán tudta szemléletni, mit is jelent ez.

 

Konklúzió

 

Megismerhettük, hogy az egyes területek, hogyan gondolkodnak az iratkezelésről, dokumentumkezelésről. Sok probléma került megfogalmazásra, egy dolog közös volt: mindenki mutogatott vkire. Az egyes résztvevők által jelzett tipikus problémák:

• szoftverfejlesztők: nem tudja az ügyfél, mit akar. Nincs pénz!
• iratkezelést használók: hogy kell a rendszert használni, mi is ez? Ezt akartuk mi? Az üzleti alkalmazók és a saját szervezetükben lévő rendszerüzemeltetők között rés van, egyik sem tudja, hogy a másik mit csinál. Nincs pénz!
• Kormányzat: nincsenek betartva a jogszabályok, mindenki megy a saját feje után. Nincs pénz!
• Levéltárosi szakma: szakmailag megalapozatlanok a szoftverek, elektronikus iratok tárolása helytelen, meggondolatlan. Ők maguk sem értenek az informatikához. Nem vonják be őket megfelelően a jogalkotásba. Nagyon bíznak a közeledő e-levéltári projektben, azt várják, hogy a kifejlesztés során felszínre kerülnek mindazon problémák, amik jelenleg megoldatlanok, és jogszabályi rendelkezések teszik helyre a hiányosságokat. Nincs pénz!

 

Nekem úgy tűnik, hogy igencsak lassan konvergál az ország közfeladatot ellátó szerveinek elektronikus iratkezelési megoldása az ideális irányba. A kormányzat nem látja át a problémát, nem képes megfelelő jogszabályokat alkotni. A levéltárosok ugyan tudják a saját elvárásaikat, de nem tudják, hogyan illeszkedjenek a folyamatosan változó informatika adta lehetőségekhez, és hogyan érvényesítsék az érdekeiket. A szoftverfejlesztő cégek nagy többsége bóvlit árul, képzetlenek iratkezelés terén, és azért van „sikerük” csupán, mert a sok kis szerv egyedi igényeire gyártanak szoftvert. (Viszont ezen kis szervek sem értenek az iratkezeléshez, jobb esetben is csak próbálják valahogy a jogszabályi követelményeket értelmezni és betartani.)

 

Nagyon hiányzik egy központi hozzáértő szakmai szervezet (akik nem csak jogászok), ami átlátja az összes problémát (az informatikai, mindennapi iratkezelési, ill. levéltári problémákat), képesek rá megoldásokat kidolgozni és a kormányzati döntéseket átvinni és betartatni.

 

[Az IDSzSz ígéretet tett arra, hogy a prezentációk felkerülnek a netre. Ha ez megtörténik, akkor nyomok ide egy linket rájuk.]